Administrador de fincas: qué es y qué papel tiene en la comunidad de vecinos

¿Tu comunidad de vecinos está considerando la idea de contratar un administrador de fincas? La gestión de bienes inmuebles constituye un tema complejo, por lo que la mayoría de comunidades en la actualidad optan por dejarlo en manos de profesionales cualificados. 

A continuación, te explicamos en detalle qué hace el administrador de fincas, cuáles son sus funciones y qué ventajas supone su contratación para los propietarios e inquilinos.

¿Qué es el administrador de fincas?

El administrador de fincas o administrador de comunidades es un profesional especializado en la gestión de fincas rústicas y urbanas. El Colegio Profesional de Administradores de Fincas de Madrid define a esta figura como el encargado de administrar los elementos comunes de las comunidades de propietarios, así como la de bienes inmuebles y rústicos propiedad de terceros, según la Ley de Propiedad Horizontal y la Ley de Arrendamientos Urbanos y Rústicos.

Tal y como te contamos a continuación, las funciones del administrador de una comunidad de vecinos abarcan gestiones de naturaleza muy diversa. El administrador de fincas actúa como gerente, gestor, secretario, contable y mediador en reuniones de vecinos, además de prestar asesoramiento profesional sobre cualquier tema que afecte a la comunidad.

¿Cuáles son las funciones de un administrador de fincas?

Las obligaciones, derechos y funciones del administrador de fincas están recogidas en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal. Según esta normativa, el administrador es el encargado de la gestión de patrimonios urbanos y rústicos, velando por el buen funcionamiento de los bienes inmuebles, sus instalaciones y servicios y llevando a cabo las acciones necesarias para garantizar su adecuada conservación y el cumplimiento de la legislación vigente en materia de seguridad, higiene y funcionamiento.

El administrador de fincas también actúa como gerente de la comunidad de vecinos, encargándose de supervisar y controlar a los proveedores, dirigir al personal empleado dentro del inmueble o realizar las gestiones necesarias para solucionar averías. Dentro de estas tareas de gerencia también se incluye la negociación con bancos, administraciones públicas y entidades como Hacienda y la Seguridad Social para pactar las mejores condiciones económicas y de servicio para la comunidad.

Asimismo, el administrador de una comunidad de vecinos se encarga de la contabilidad de la finca, siendo el responsable de preparar el plan de gastos previsibles y proponer los medios necesarios para afrontarlos, para después someterlo a la aprobación de la Junta de Propietarios. También es responsabilidad de estos profesionales realizar liquidaciones, efectuar pagos y cobros necesarios para llevar a cabo las obras acordadas por la Junta, o gestionar los cobros de recibos a inquilinos y propietarios, entre otras tareas.

Además, cumple el papel de secretario de la comunidad de vecinos. Dentro de este área, sus principales funciones son la custodia de los libros de actas de la Junta y la documentación relativa a la comunidad, la expedición de certificados sobre el estado de las deudas de la misma o los acuerdos de la Junta y la liquidación de las deudas de propietarios morosos. 

Además, el administrador de fincas también ejerce como consejero y asesor en temas de índole muy diversa, entre los que podemos destacar:

• Asesoría inmobiliaria: alquileres, compraventas, traspasos, IBI, rehabilitación de viviendas, valoraciones y peritaciones inmobiliarias….
• Asesoría económica: presupuestos, liquidaciones, repercusión de obras…
• Asesoría fiscal: pago de tributos como el IVA o el IRPF, altas censales, liquidaciones, tener al día los estatutos de la comunidad de vecinos, etc.
• Asesoría técnica sobre aspectos arquitectónicos o industriales o servicios que afecten a la propiedad.
• Asesoría laboral: contratos, riesgos laborales, trámites con la Seguridad Social y el SEPE, etc.

¿Es obligatorio tener un administrador de fincas?

La Ley de Propiedad Horizontal, que detalla las normas, derechos y deberes de una comunidad de vecinos, no establece la obligación de contar con un administrador de fincas. Según esta normativa, cualquier propietario puede ejercer estas funciones, que normalmente suelen recaer sobre el presidente de la comunidad.

No obstante, el volumen de trabajo y el tiempo que suponen la gestión de estas fincas puede resultar difícil de asumir por un propietario, que además, normalmente carece de los conocimientos precisos para realizarlos adecuadamente. Por esta razón, si bien no es obligatorio tener un administrador de fincas, actualmente la mayoría de las comunidades de vecinos optan por contratar a estos profesionales para asegurarse una gestión óptima.

Ventajas de contratar un administrador de fincas en tu comunidad de vecinos

• Profesionalidad

Los administradores de fincas son profesionales colegiados, lo que supone una garantía de que cuentan con la formación, aptitudes y experiencia necesarias para el adecuado cumplimiento de sus funciones.

• Seguridad jurídica

El Colegio de Administradores de Fincas de cada comunidad autónoma también cubre la actuación de sus colegiados con dos seguros: una fianza colegial de hasta 30.000 euros en caso de desajustes o pérdidas en la gestión económica, y un seguro de responsabilidad civil que puede ascender hasta los 1,2 millones de euros en caso de actuaciones incorrectas o dejación de funciones. 

Además, la comunidad también contará con cobertura legal si es necesario acudir a los tribunales, ya que podrá solicitar los servicios jurídicos del Colegio de Administradores.

• Ahorro económico

Gracias a su formación específica en gestión de inmuebles, el administrador de comunidades es capaz de ofrecer una visión más profesional y certera sobre los distintos asuntos que atañen a la gestión de la comunidad y valorar cuál es la solución más adecuada y rentable en cada caso, lo que supone un ahorro general para todos los propietarios e inquilinos. 

Las subvenciones públicas son un buen ejemplo de las ventajas de contar con los servicios de estos profesionales. El administrador de fincas cuenta con información actualizada sobre estas ayudas y los trámites administrativos a seguir para solicitarla, lo que facilitará enormemente el proceso burocrático.

• Arbitraje y mediación

Llegar a un acuerdo en una comunidad en la que los propietarios tienen intereses encontrados puede suponer una tarea ardua. En estos casos, el administrador de fincas puede actuar como mediador para facilitar el proceso o realizar funciones de arbitraje, evitando así acudir a la vía judicial. 

En definitiva, si bien los honorarios del administrador de fincas suponen un gasto añadido a los costes comunitarios, contar con los servicios de este profesional también reporta ventajas evidentes para la gestión de una comunidad de vecinos. A la hora de elegir un administrador de fincas, asegúrate de que se trata de un profesional colegiado e infórmate en detalle sobre los servicios que ofrece o si cuenta con experiencia en comunidades similares a la tuya, para encontrar el perfil más adecuado según tus necesidades.